会議の効率化に関する指針

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成11年6月

目　的

この指針は、庁内における会議を効率的に運営し、会議の有効な活用を推進するため、定めたものである。

対象とする会議

対象とする会議は、主に本市職員のみを構成員とした庁内における会議とし、市民代表、学識経験者等で構成された審議会、協議会等の会議などもできる限りこの指針の趣旨を準じた運用に努めるものとする。

会議開催の留意点

庁内において会議を開催する場合は、以下の各項目について留意し、その効率的な運用に努めるものとする。

1．会議の目的

会議を開催する場合、その目的・議題を明確化する。

2．会議時間

会議開催通知には、会議開会時刻及び終了時刻を明記し、開催時間を厳守する。

開催時間は1時間30分を限度とする。

3．会議参加者

会議参加者を厳選し、人数はおおむね5人から10人程度とする。

4．会議資料

会議資料は両面印刷に努め、簡素なものとする。

会議開催1週間前までに開催通知を会議資料とともに送付する。

5．会議の進め方

会議の方法を工夫し、活発な論議に資するよう努める。

会議での結論または結論に至らなかった項目を整理する。

6．会議録

会議終了後は、速やかに会議録を作成し、会議参加者に送付する。