町会（自治会）が開催する総会等について【新型コロナウイルス感染症に係る対応】

　市内の町会（自治会）におかれましては、例年、4月から5月にかけて定期総会を開催されることと存じますが、新型コロナウイルス感染拡大に伴い、人が集まる会議等の開催が出来ないケースが発生しています。

　定期総会の開催にあたっては、感染予防の観点から、書面表決によって定期総会の議決を得ることも一定有効な手段として考えられます。以下に、書面表決を行う際の一般的な流れや、書面表決の際にご利用いただける参考資料を掲載しました。
　必要に応じ、参考にしていただき、町会（自治会）の運用に合わせて、ご活用ください。

　※町会（自治会）の定期総会の手法を限定するものではございません。開催にあたっては、各会の規約や会則などに沿って各団体でご検討ください。

　議案資料を会員へ事前に送付や回覧するなどして、指定期日までに書面表決書類や委任状などを提出してもらい、それらを集計した議決をもって総会とします。後日、議決結果をまとめた議事録を作成し、回覧などでその結果を会員にお知らせします。

※認可地縁団体の場合は、書面表決書類や委任状は世帯単位ではなく、構成員である会員単位となります。